1/ QUE SONT LES ARCHIVES
2/ LE RÔLE ET LA RESPONSABILITÉ DU MAIRE OU DU PRÉSIDENT DU GROUPEMENT
3/ LE RÔLE DE L’ÉTAT ET DES ARCHIVES DÉPARTEMENTALES
1/ QUE SONT LES ARCHIVES
La loi du 3 janvier 1979 définit les archives comme « l’ensemble des documents, quelle que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».
• Un document fait partie des archives dès sa création par la collectivité.
• Les enregistrements, les bandes vidéo, les bandes magnétiques, les disquettes, sont également des archives.
• Il faut distinguer les archives de la documentation (journaux, périodiques, documents d’information) qui, elle, peut être éliminée.
Les archives communales sont des documents publics, imprescriptibles et inaliénables : elles font partie du domaine public de la commune. Elles ne peuvent, en aucun cas, être aliénées ni détruites sans autorisation de l’Etat (voir bordereau d’élimination). Elles ne peuvent pas être confiées à un musée, une personne privée ou une association.
Les archives doivent être conservées dans un bâtiment public. C’est la garantie de leur intégrité et d’une possibilité d’accès pour chaque citoyen.
En cas de fusion de communes, il est indispensable de ne pas mélanger les documents des communes antérieurs à la fusion. Selon les cas, les archives seront rassemblées dans les mêmes locaux ou conservées dans les anciennes mairies. Prévenir rapidement le directeur des Archives départementales qui aidera à résoudre toute difficulté éventuelle
Les documents de l’état civil ayant plus de cent cinquante ans de date, les plans et registres cadastraux ayant cessé d’être en service depuis au moins trente ans et les autres documents d’archives ayant plus de cent ans de date, conservés dans les archives des communes de moins de deux mille habitants, sont déposés aux Archives du département, sauf dérogation accordée par le représentant de l’Etat dans le département sur la demande du maire.
2/ LE RÔLE ET LA RESPONSABILITÉ DU MAIRE OU DU PRÉSIDENT DU GROUPEMENT
Le maire est civilement responsable envers sa commune de l’intégrité des archives communales et de leur bonne conservation, sans préjudice des sanctions pénales (Code du patrimsoine, article L214). C’est la commune qui est propriétaire de ses archives et elle seule.
Le maire dresse un récolement des archives de la commune
Il est obligatoire de faire un récolement en raison de la responsabilité du maire sortant et du maire entrant dans la gestion des archives de la commune, responsabilité accentuée par la décentralisation elle-même (Code général des collectivités territoriales, R1421-7). C’est l’archiviste de la commune, lorsqu’il y en a un, qui est tenu de faire ce récolement.
Reliure et restauration : Une dépense obligatoire.
Le maire inscrit les frais de conservation des archives au budget
Les frais de conservation des archives communales constituent une dépense obligatoire pour les communes (Code général des collectivités territoriales, article L 2321-2).
Le maire conserve les archives dans un édifice communal, la Mairie, ou, à défaut de Mairie, l’école, ou tout autre bâtiment public, comme, par exemple, la bibliothèque municipale.
La conservation de tout ou partie des archives au domicile personnel du maire ou du secrétaire de mairie est interdite.
Le maire se garde d’aliéner les archives communales : les archives publiques sont inaliénables et imprescriptibles. On ne peut ni les donner, ni les vendre.
Toute destruction est soumise à l’autorisation préalable du directeur des Archives départementales.
Le maire consulte le directeur des Archives départementales dans les cas suivants :
• des travaux vont être effectués dans les locaux où se trouvent les archives,
• des archives vont changer d’emplacement (déménagement, restructuration…),
• des éliminations sont envisagées dans les archives,
• un sinistre (incendie, inondation…) s’est produit dans les locaux où se trouvent les archives.
Le maire ou son représentant reçoit le directeur des Archives départementales (ou ses collaborateurs) lorsque
celui-ci annonce son passage dans la commune, pour une inspection ou un dépôt d’archives.
3/ LE RÔLE DE L’ÉTAT ET DES ARCHIVES DÉPARTEMENTALES
> Contrôle scientifique et technique
Les archives communales, en tant qu’archives publiques, sont soumises au contrôle scientifique et technique de l’Etat. Le Préfet exerce ce contrôle par l’intermédiaire du directeur des Archives départementales.
Celui-ci ou son représentant rend visite aux communes pour vérifier la composition des archives et leur état de conservation. Chaque visite donne lieu à la rédaction d’un rapport, signé sous couvert du Préfet et adressé au Maire.
> Le récolement : un acte réglementaire
Un procès verbal de décharge et de prise en charge des archives communales doit être établi à chaque changement de maire ou renouvellement de municipalité. Il transfère la responsabilité des archives de l’ancien au nouveau maire.
Ce procès-verbal doit être accompagné d’un inventaire détaillé des dossiers communaux ou à défaut d’une liste des principaux documents : le récolement.
La rédaction de ce récolement requiert une grande précision. Il permet au maire sortant de certifier la présence en mairie des archives qui lui ont été confiées lors de son entrée en fonction ainsi que des dossiers créés pendant l’exercice de son mandat.
Il permet au nouveau maire de connaître la composition des archives de la commune et le décharge des disparitions éventuelles survenues avant son arrivée.
> Aménagement des locaux d’archives
Les travaux effectués dans les locaux consacrés aux archives doivent être soumis au Préfet pour autorisation et visa.
